Зачем нужны услуги по организации закупок.

услуги по проведению закупок

Процесс организации закупок весьма трудоемкий и требует от участника конкурса (аукциона) определенных знаний, навыков или наличия под боком знатоков, способных и готовых оказать помощь в такого рода вопросах. На этом фоне услуги, касающиеся организации закупок, а также их проведения становятся все более востребованными. Появляется все больше компаний, готовых взять комплекс работ на свои плечи, оставив за клиентом только решение финансовых вопросов.

В чем сложности?

Процесс закупки сформирован из нескольких этапов, каждый из которых требует конкретных действий от участника. Например, подготовительный этап требует от заказчика размещения подробного плана закупок на ближайшее время. Кроме этого, определяется состав комиссии, особенности ее работы, назначается подходящий председатель. В составе комиссии могут включаться различные лица - те, которые заинтересованы в закупке, а также подавшие участие на ее проведение. Кроме этого, у заказчика есть право менять состав комиссии.

Далее на официальном портале размещается информация о закупке и группа необходимых документов. Что касается извещения, то в нем должны приводиться следующие данные - вариант осуществления закупки, данные о заказчике (почтовый адрес, месторасположения, название и прочая информация), описание объекта договора (указывается объем и количество), место и срок поставки, дата и место рассмотрения заявок.

Что касается второй части выкладываемых данных (документации), то в ней должна приводиться следующая информация - требования к качеству, выдвигаемые заказчиком, к форме и содержанию, требования к участникам закупок, особенности их организации, данные, касающиеся начальной цены договора, критерии оценки и много другое.

Определенные требования выдвигаются и к другой категории лиц - участникам закупок. Среди основных - отсутствие задолженности по сборам и налогам, отсутствие наложенных арестов и признания участника закупок банкротом, отсутствие информации о недобросовестности заказчика. Если со стороны участника закупок, выступает, к примеру, две организации, то информация должна предоставляться со стороны каждой из них.

Следующая сложность связана с определением порядка проведения торгов. Процедура может проводиться следующими способами - посредством проведения конкурса (чаще всего открытого), открытого аукциона, запроса котировок или путем проведения закупок у одного поставщика. Каждый из вариантов имеет свои нюансы. Например, открытый конкурс подразумевает проведение торгов, в которых побеждает сторона, предложившая лучшую цену на услугу (товар, работу). Многое зависит от правильности оформления документации, размещенной на портале закупок. Важно, чтобы конкурсная документация, выставляемая на сайте, соответствовала документации, которая установлена в отношении извещения о проведении конкурса.

У заказчика есть право корректировать условия, представленные в документах, а у потенциального поставщика - запрашивать пояснения по интересующим вопросам. При этом заказчик должен предоставить разъяснение в течение трех суток после обращения. Несмотря на это, многие вопросы выяснить в режиме онлайн все равно не удается.

Как правило, ошибки возникают на каждом из этапов:

  • Чтобы поставщик смог оформить договор с заказчиком, он должен получить электронную подпись в специализирующемся на этих услугах центре. Такая процедура требует от потенциального поставщика определенных знаний и навыков. Так, наиболее распространенная ошибка - неправильное указание КПП, ИНН, адреса организации. Такая оплошность может быть замечена сразу или много позже, к примеру, в процессе аккредитации ЭТП. Из-за того, что считывание данных происходит в автоматическом режиме, могут возникать определенные проблемы. К примеру, если компания поменяла свой адрес к моменту прохождения аккредитации, то ей будет отказано. Кроме этого, поставщики редко учитывают требования к ЭТП по отношению выписки ЕГРЮЛ, которая должна иметь возраст не более полугода с момента предоставления. Еще одной причиной отказа может быть неправильная подготовка документов, к примеру, низкое качество страниц, нехватка каких-либо документов и так далее.

  • Этап подготовки заявки. Как только подходящая кандидатура найдена, поставщик должен изучить документацию и подготовить полный пакет бумаг для другой стороны сделки (заказчика). Но вот здесь и заключается проблема. Многие игнорируют важность проверки заказчика, а также факта коррупционной составляющей документации к конкурсу или аукциону. Выявить и устранить такие ошибки можно и самостоятельно. Но проще всего - воспользоваться помощью специальных компаний, целью которых является контроль организации закупок и выполнение поддержки на каждом из этапов процесса.

услуги по проведению закупок

Поставщики, которые не имеют достаточного опыта, часто нарушают последовательность действий в процессе подачи бумаг (тех, которые являются частью заявки). Например, при проведении аукциона открытого типа в первой части идут документы, которые должны находиться в другой. Главные причины таких проблем - невнимательность участников, двусмысленность трактовок тех или иных требований. Кроме этого, участники часто не соблюдают временные рамки (особенно актуально для России, где разбег по времени в различных регионах составляет до девяти часов).

Часто бывают ситуации, когда новички прикладывают дополнительные бумаги вместо остальных (обязательным). Кроме этого, при подаче конкурсной заявки иногда не прикладывается доверенность на лицо, которое участвовало в ее подписании. Результатом в такой ситуации может быть только отклонение заявки.

  • Участие в торгах. В период проведения торгов также случаются грубые оплошности. Главная причина - отсутствие качественной связи интернета и регулярные сбои в сети. Кроме этого, большой проблемой многих участников является игнорирование важности проведения расчетов, отсутствие четкого понимания в отношении рентабельности того или иного проекта. Спасти от проблемы может наличие хорошего сметчика, способного вовремя выявить оплошность в расчетах.

  • Подписание контракта. Часто делаются ошибки и на этапе оформления бумаг. Причина лежит в невнимательности и отказе от изучения условий контракта до его подписания. В итоге условия оказываются совершенно не такими, как ожидалось ранее. Чтобы исключить проблемы, стоит заблаговременно изучать договор - порядок оплаты, правила начисления штрафных санкций, прием работ и другие нюансы. Если какие-либо условия не подходят участникам, то эти моменты стоит решать с заказчиком заблаговременно посредством предоставления протокола разногласий. Отдельное внимание стоит уделить срокам оформления контракта и механизмам денежного обеспечения. Главное - отдавать предпочтение только надежным банковским учреждениям, ведь для заказчика вопрос банковской гарантии чуть ли не на первом месте.

Специальные компании в помощь

На фоне рассмотренных сложностей появляются организации, оказывающие услуги, касающиеся проведения закупок. Речь идет о подготовке и проведении торгов (отбора) с учетом процедур и правил международных финансовых структур. Такие организации оказывают следующие услуги:

  • Проведение анализа и доработка техзадания с учетом требований к тендерным документам и тендерному отбору.

  • Проведение подготовительных работ в отношении документации с учетом всех действующих правил и процедур;

  • Согласование документации по конкурсу с заказчиком и другими структурами, которые стоят выше по иерархии и осуществляющие функции контроля;

  • Организация процесса печати объявлений, касающихся проводимых торгов, а также тиражирование и распространение документации по конкурсу;

  • Выполнение функций, касающихся организации конкурсных мероприятий и их проведения. Здесь речь идет о ряде наиболее важных мероприятий - проведение конференций перед началом тендеров, ответы на возникающие у участников конкурса вопросы, вскрытие предложений по конкурсу и так далее;

  • Анализ предложений, поданных в пределах конкурса, а также работа над подготовкой итогового отчета;

  • Проведение и организация переговорного процесса, а также подготовка договора для последующего подписания сторонами;

  • Выполнение контролирующих и надзорных функций, касающихся выполнения контракта.

Кроме этого, специальные организации оказывают следующие консультационные услуги по оформлению и проведению закупок (для каждого из участников отбора):

  • Анализ документации по конкурсу, благодаря чему удается определить - смогут ли участники конкурса выполнить заявленные требования или нет. Возможны ситуации, когда заказчик выставляет задачи завышенной сложности, что усложняет поиск подходящего поставщика;

  • Подготовка запросов к организаторам торгов в отношении определенных разделов документации по тендеру;

  • Проработка подходящей структуры и заполнение предложения по тендеру;

  • Проведение анализа и доработка данных, которые предъявляются заказчиком для включения в состав предложения по тендеру;

  • Содействие в проведении переговорного процесса в отношении закупок.